Anforderungen an Kassen und Abrechnungssysteme ab 2022 TSE & DSFinV-K

Alte Kassen:
Erlaubt bis 31.12.2022, wenn die Kasse zwischen dem 25.11.2010 und 1.1.2020 angeschafft wurde und GoBD konform ist aber bauartbedingt nicht aufrüstbar ist. Die Fristen für alte Kassensysteme ist somit am 31.12.2022 abgelaufen.

PC Kassensystem mit TSE :
Die legale Lösung für alle Branchen. (Einzelhandel, Gastronomie, Dienstleistung, Handwerk, etc.) T-1000 sowie Business Plus usw.

Browser und App Kassen mit Drucker TSE:
Eine weitere legale Lösung für alle Branchen. (Einzelhandel, Gastronomie, Dienstleistung, Handwerk, etc.) BP-Comfort sowie Business Plus usw.

Browser Kassen mit Cloud TSE:
Zertifizierte Cloud TSE verfügbar, jedoch Herausforderungen im Umgebungsschutz - Fragen Sie den Hersteller bezüglich Details. Nicht offlinefähig. Hierbei handelt es sich um eine Grauzone die bisher weder legale noch illegal ist. Wir bieten hier eine reine Online-Lösung an, solange diese Grauzone besteht.

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Was ist die Kassensicherungsverordnung?:
Die Kassensicherungsverordnung ist eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt. Die KassenSichV vom 26.9.2017 basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016. Dieses Gesetz wird auch Kassengesetz oder KassenG genannt. Ab dem 30.09.2020 müssen in Deutschland Registrierkassen, deren Bauart es technisch zulässt, mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die Sicherheitseinrichtung speichert die Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher und liefert einen Code zurück an die Kasse. Dieser Code ist auf jeden Verkaufsbeleg zu drucken. Die Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar sein muss.

Übergangsfrist:
Nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die Anforderungen der GoBD erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden. Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers). Von der Ausnahmeregelung sind PC-Kassensysteme nicht umfasst.

Hintergrund:
Die Fiskalisierung von Kassensystemen ist eine Entwicklung, die in Europa nicht neu ist. Italien hat beispielsweise schon seit den 1980er Jahren Fiskalspeicher im Einsatz, und auch andere europäische Länder wie Griechenland haben nachgezogen. Deutschland ist in dieser Hinsicht ein Späteinsteiger, doch bei PK-WS Sonneberg haben wir uns intensiv auf die neue Gesetzgebung vorbereitet.

In Europa konnte leider kein einheitlicher Standard für die Fiskalisierung festgelegt werden. Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften, und die Technologien variieren entsprechend. In Italien kommen beispielsweise Fiskaldrucker zum Einsatz, während in Ländern wie Belgien und Portugal Control Unit Boxen verwendet werden. Diese Minicomputer übermitteln Transaktionsdaten in Echtzeit an die Finanzbehörden.

In Deutschland wurden die Anforderungen an die Sicherheit von Kassensystemen in den vergangenen Jahren deutlich verschärft. Der Hauptgrund dafür war, dass viele Kassenhersteller ihre Systeme nicht ausreichend gegen Manipulationen abgesichert hatten. Mit der Kassensicherungsverordnung und der Einführung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) wird nun ein verbindlicher Standard geschaffen.

Vor der TSE gab es bereits in Deutschland den GDPdU-Export und später die GoBD, die die Unveränderbarkeit von Kassentransaktionen vorschrieben. Diese Regelungen waren jedoch nicht ausreichend, um eine durchgängige Sicherheit zu garantieren. Bei PK-WS Sonneberg stellen wir sicher, dass unsere Kassensysteme nicht nur den Anforderungen der GoBD, sondern auch denen der TSE und DSFinV-K entsprechen. Durch die Implementierung dieser Technologien bieten wir ein Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz, das die Finanzbehörden in Echtzeit überprüfen können.

Durch unsere langjährige Erfahrung und technische Expertise in PHP und anderen Programmiersprachen sind wir in der Lage, unseren Kunden ein zuverlässiges und zukunftssicheres Kassensystem zu bieten. Unser Hauptziel ist es, die Geschäftsprozesse unserer Kunden effizienter, sicherer und konform mit den neuesten gesetzlichen Vorgaben zu gestalten.

Technologie:
Ziel der Kassensicherungsverordnung ist, nachträgliche Manipulationen an Umsatzdaten herausfinden zu können. Die Überprüfung erfolgt in einem exportierbaren Journal, das durch das Finanzamt mit einer Prüfsoftware auf Veränderungen und Lücken geprüft werden kann.

Jede Kassenbuchung wird mit einer elektronischen Signatur versehen. Die Signatur funktioniert nach dem Blockchain Prinzip. Bei der Generierung der Signatur werden nicht nur Bestandteile des aktuellen Verkaufsbelegs herangezogen, sondern auch die Signatur des vorherigen Belegs. Weiterhin ist die externe, durch die Kassensoftware nicht manipulierbare, Sicherheitseinrichtung in die Signaturerstellung eingebunden. Die Signatur wird verschlüsselt im Journal gespeichert.

Wenn Transaktionen im Journal manipuliert werden, ist die Kette der Signaturen nicht mehr konsistent. Es kann mit einer Prüfsoftware auf Knopfdruck herausgefunden werden, an welcher Stelle die Manipulation stattgefunden hat.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Die in der Verordnung vorgeschriebene Sicherheitseinrichtung ist für die Erstellung der Signatur und die Speicherung des Journals zuständig.

Die Sicherheitseinrichtung muss für die Registrierkasse für jede Transaktion erreichbar sein.

Beim direkten Anschluss der Sicherheitseinrichtung per USB an die Kasse ist die Sicherheitseinrichtung bei Ausfall des Netzwerks oder der Internetverbindung nicht betroffen.

Da die Sicherheitseinrichtung nur die Größe eines USB Sticks oder SD Karte hat, ist sie i.d.R. problemlos unterzubringen.

Belegausgabepflicht
Im Rahmen der Kassensicherungsverordnung wurde eine allgemeine Belegausgabepflicht eingeführt.

Der Beleg muss die Seriennummer der Kasse oder der technischen Sicherheitseinrichtung, den Signaturzähler und einen Prüfwert enthalten.

Wenn der Beleg dem Kunden elektronisch, z.B. als PDF, zugestellt wird, ist ein Papierausdruck nicht mehr erforderlich.

Es gibt wenige Ausnahmefälle, in denen ein Antrag auf Befreiung der Belegausgabepflicht gestellt werden kann.

Datenspeicher
Die abgesicherten Daten müssen zu jedem Zeitpunkt für das Finanzamt zum Export zur Verfügung stehen.

Die Daten werden entweder lokal auf der TSE Hardware gespeichert oder sie werden regelmäßig und automatisiert aus der TSE in einen externen Speicher exportiert.
Dabei kann der Speicherplatz auf der TSE wieder freigegeben werden. Alternativ kann eine Absicherung ohne lokale TSE in einem reinen Online-Speicher erfolgen.
Wenn kein Cloud Speicher oder kein Speicher in der Kassenverwaltung zur Verfügung steht und alle Daten ausschließlich lokal auf der Kasse gespeichert werden, muss eine neue TSE gekauft werden, wenn der Speicher voll ist.

Wenn eine Kassenverwaltung mit Speicher zur Verfügung steht, können die Daten von der TSE dorthin exportiert werden und der Speicherplatz auf der TSE kann wieder freigegeben werden.
Reine „Stand-Alone“ Kassen, die über keinerlei Anbindung an einen externen Speicher verfügen und die keinen Cloud Service für die Absicherung der Daten nutzen, haben insofern den Nachteil,
dass der Datenspeicher der TSE irgendwann voll ist und dass er abhanden kommen kann. Auch wird der Betrieb unterbrochen, wenn ein Betriebsprüfer die Daten, die mehrere Gigabyte umfassen können, auslesen will.

DSFinV-K Export
DSFinV-K ist die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Dies ist die Taxonomie, nach der die Transaktionsdaten der Kassen und Aufzeichnungssysteme einheitlich gespeichert werden müssen.

Die einheitliche Speicherung ermöglicht den Finanzbehörden eine tiefergehende und strukturierte Prüfung der Kassenvorgänge als dies in der Vergangenheit der Fall war.

Dies impliziert, dass das Finanzamt nicht lediglich die manipulationsfreie Nutzung der Registrierkasse überprüfen kann, sondern durch die im DSFinV-K Format strukturierten Daten auch die korrekte Verbuchung von Geschäftsvorfällen, wie z.B. Trinkgeld, überprüfen kann. Insofern geht die Kassensicherungsverordnung weit über die Absicherung von Bargeldumsätzen hinaus.

Der Steuerpflichtige muss einen DSFinV-K Export jederzeit für eine Prüfung durch die Finanzbehörde zur Verfügung stellen. Der DSFinV-K Export knüpft an den GoBD Export an, ist jedoch einheitlich strukturiert und deutlich umfangreicher.

Der GoBD Export reicht also ab dem 30.9.2020 nicht mehr aus, um die steuerlichen Anforderungen zu erfüllen.

Hinweis zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
Es herrscht oftmals die falsche Annahme, dass Registrierkassen nach dem 30.9.2020 zertifiziert sein müssen. Tatsächlich muss jedoch lediglich die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die mit der Kasse verbunden ist, eine Zertifizierung aufweisen.

Fachliche Einschätzungen
Bevor Sie Informationen, besonders aus nicht-fachspezifischen Quellen wie Blogs, als Grundlage für Entscheidungen nutzen, ist es ratsam, diese kritisch zu betrachten. Bei Unsicherheiten empfehlen wir, einen qualifizierten Steuerberater zu konsultieren.

KassenSichV und Registrierkassenpflicht
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sollte nicht mit einer allgemeinen Pflicht zur Verwendung von Registrierkassen verwechselt werden. In Deutschland existiert aktuell keine allgemeine Registrierkassenpflicht, und es gibt bisher auch keine Pläne, eine solche einzuführen.

Weitere Informationen und Links (externe Webseiten)
-> Bundeszentralamt für Steuern
-> Kassensicherungsverordnung